浙江省模具行业协会档案管理制度
2020-05-15 15:04:46

第一章  总则

第一条 为规范协会档案管理,保障档案的安全、完整,实现规范化、标准化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》及协会《章程》有关规定,制定本制度。

第二条 本制度中的档案,是指在协会日常工作过程中形成的对协会具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式文件材料的总和,是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。

第二章  存档范围

  协会档案包括:

(一)会员入会申请资料、拟任负责人基本情况及身份证明和会员名册资料;

(二)本会章程和内部各种管理制度文本;

(三)本会工作计划、工作总结和重要活动方案;

(四)本会会员单位上报协会的请示报告,会员来信来访材料,以及往来的重要文书资料;

(五)本会项目申报材料,向上级有关部门的申请报告,对外经验交流材料;

(六)本会的会员(代表)大会、常务理事会、理事会、会长办公会议、秘书处例会、办公室例会的会议记录、工作纪要和会议决议;

(七)本会在开展各项活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料(除按本制度外,还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理);

(八)本会所签订的各种合同、协议;

(九)新闻媒体报道协会的文稿;

(十)其他有保存价值的各种资料(办公室视情况而定)。

第三章  档案管理

 档案管理工作遵循及时整理,清晰分类,检索方便,收发有据的基本原则开展。

  协会档案实行统一管理。秘书处是档案管理的责任部门负责档案的收集、整理和保管。

  本会的文档资料由秘书处负责记录整理,报秘书长审阅定稿后由秘书处存档。

  归档的材料必须用蓝色或黑色钢笔书写,或者用可长期保管的方式打印,文字清晰,对于确实不能使用原件者,应使用复印件归档。

  凡归档的文件资料必须完整、真实,遵循文件的形成规律,进行科学的分类、编目、登记和必需的整理。

 整理的材料须统一规格:

(一)书面材料以A4型纸为统一规格;

(二)除书面材料外应备份电子文档、电子文件;

(三)照片、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等,与书面材料分开存放。

  对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料,一般不提供原件查(借)阅。

十一 任何人查阅档案时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。

第十 本会按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时,由档案保管人员、财务人员、秘书长共同鉴定,严格审查,编造档案销毁清册,经会员(代表)大会同意后销毁。

第十 本会配备档案柜,对档案实行集中管理,确定专人负责档案保管和文档的传递。

第十 档案保管人员离任要编制移交清单,移交人、接收人、监交人要签字盖章。

章 保密制度

第十 档案查阅、利用者必须遵守保密规则,所查、借阅的档案材料,未经有关领导同意,不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料,用后一律交档案室保存。

十六 借阅归还档案时,档案管理人员必须当面清点。如遇借阅人员将档案丢失,应及时报告档案室,并附上书面说明材料,利于采取补救措施。

十七 档案人员一旦发现档案材料有丢失情况,应及时向有关领导和部门报告,采取措施进行查找,并追查责任。

十八 不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。

十九 协会领导和有关负责人要定期检查保密工作,总结经验,堵塞漏洞,严防失密、泄密等情况发生。  

章 附则

第二十条 本制度自印发之日起施行,其它未尽事宜由协会秘书处负责解释。