浙江省模具行业协会

第一章  总则

第一条 为规范协会档案管理，保障档案的安全、完整，实现规范化、标准化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》及协会《章程》有关规定，制定本制度。

第二条 本制度中的档案，是指在协会日常工作过程中形成的对协会具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。

第二章  存档范围

第三条  协会档案包括：

（一）会员入会申请资料、拟任负责人基本情况及身份证明和会员名册资料；

（二）本会章程和内部各种管理制度文本；

（三）本会工作计划、工作总结和重要活动方案；

（四）本会会员单位上报协会的请示报告，会员来信来访材料，以及往来的重要文书资料；

（五）本会项目申报材料，向上级有关部门的申请报告，对外经验交流材料；

（六）本会的会员（代表）大会、常务理事会、理事会、会长办公会议、秘书处例会、办公室例会的会议记录、工作纪要和会议决议；

（七）本会在开展各项活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业资料（除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档案管理办法严格管理）；

（八）本会所签订的各种合同、协议；

（九）新闻媒体报道协会的文稿；

（十）其他有保存价值的各种资料（办公室视情况而定）。

第三章  档案管理

第四条 档案管理工作遵循及时整理，清晰分类，检索方便，收发有据的基本原则开展。

第五条  协会档案实行统一管理。秘书处是档案管理的责任部门负责档案的收集、整理和保管。

第六条  本会的文档资料由秘书处负责记录整理，报秘书长审阅定稿后由秘书处存档。

第七条  归档的材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，或者用可长期保管的方式打印，文字清晰，对于确实不能使用原件者，应使用复印件归档。

第八条  凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和必需的整理。

第九条 整理的材料须统一规格：

（一）书面材料以A4型纸为统一规格；

（二）除书面材料外应备份电子文档、电子文件；

（三）照片、碟片等影像材料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。

第十条  对于会计凭证、会计帐簿和重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件查（借）阅。

第十一条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。

第十二条 本会按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、秘书长共同鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经会员（代表）大会同意后销毁。

第十三条 本会配备档案柜，对档案实行集中管理，确定专人负责档案保管和文档的传递。

第十四条 档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、监交人要签字盖章。

第四章 保密制度

第十五条 档案查阅、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。

第十六条 借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，并附上书面说明材料，利于采取补救措施。

第十七条 档案人员一旦发现档案材料有丢失情况，应及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。

第十八条 不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

第十九条 协会领导和有关负责人要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密等情况发生。  

第五章 附则

第二十条 本制度自印发之日起施行，其它未尽事宜由协会秘书处负责解释。